Accord de traitement des données

Rôles

Lorsqu’un établissement utilise Nelmie pour ses voyageurs, il détermine les finalités et les moyens essentiels du traitement. Nelmie traite les données nécessaires au fonctionnement du service pour cet établissement. Fabrice Payet, entrepreneur individuel (EI) reste responsable des données de compte, de la relation commerciale et de la sécurité du service.

Objet du traitement

Le traitement couvre l’hébergement des données, la gestion des demandes et réservations, les conversations, les notifications et les fonctions d’IA demandées par l’établissement. Les données peuvent inclure les coordonnées, les dates de séjour, le nombre de voyageurs, les demandes et les sujets ou résumés de conversations.

Instructions de l’établissement

L’établissement peut transmettre une instruction écrite concernant ses données voyageurs à [email protected]. L’instruction doit identifier l’établissement, les catégories de données concernées et l’action demandée. Aucun calendrier de conservation ni suppression automatique des conversations, demandes ou réservations n’est actuellement configuré.

Annexe — conservation et suppression

Nelmie propose le calendrier standard suivant, que l’établissement peut accepter ou modifier par une instruction écrite à [email protected]. L’instruction doit préciser la catégorie concernée, la durée ou la date de suppression et, si nécessaire, le périmètre des données à restituer.

• Conversations, messages du chat web et historique de prise en charge : 90 jours après leur clôture.
• Demandes voyageurs : 12 mois après leur clôture.
• Réservations : pendant la relation liée au séjour, puis cinq ans au maximum en archivage restreint pour la preuve d’un droit ou d’une obligation. Les données non nécessaires à cette preuve sont supprimées ou anonymisées plus tôt.

Ces durées sont une proposition opérationnelle, pas une durée légale uniforme. L’établissement reste responsable de son choix et de ses obligations propres, notamment comptables et fiscales. Nelmie n’a pas encore automatisé la purge ; il applique une instruction écrite et restitue ou supprime les données à la fin du service selon cette instruction, sous réserve d’une obligation légale de conservation.

Confidentialité et sécurité

Nelmie traite les données uniquement sur instruction documentée de l’établissement. Si une obligation légale impose un transfert, Nelmie en informe l’établissement avant le traitement, sauf interdiction légale. Il informe aussi immédiatement l’établissement lorsqu’une instruction viole le RGPD ou une autre règle de protection des données. Nelmie limite l’accès aux personnes autorisées, soumises à une obligation de confidentialité, et met en œuvre des mesures de sécurité adaptées au service. Les mesures techniques et organisationnelles applicables sont à décrire dans l’annexe de l’accord.

Hébergement et sauvegardes

L’hébergement principal de Nelmie se trouve à Helsinki, en Finlande, dans la zone Hetzner hel1-dc2. Les sauvegardes PostgreSQL sont chiffrées et conservées dans un dépôt S3 en région eu-central-1. Cette page ne fixe pas de durée de conservation des données voyageurs dans les sauvegardes.

Sous-traitants ultérieurs et transferts

L’établissement autorise préalablement par écrit les sous-traitants listés dans l’annexe. Nelmie l’informe par écrit de tout ajout ou remplacement envisagé et lui permet de s’y opposer avant le recours. Nelmie impose à chaque sous-traitant des obligations de protection équivalentes et reste responsable de l’exécution de ses obligations.

• Hetzner héberge le service principal à Helsinki, en Finlande, dans la zone hel1-dc2. Les sauvegardes PostgreSQL sont chiffrées et déposées dans un stockage S3 en région eu-central-1.
• OpenAI fournit les fonctions d’IA demandées par l’établissement. Nelmie transmet uniquement les données nécessaires à la fonction appelée ; le mécanisme de transfert applicable à l’infrastructure utilisée doit être confirmé avant la signature.
• Resend envoie les e-mails du service, Sentry reçoit les informations techniques nécessaires au suivi des erreurs et Slack reçoit les alertes opérationnelles. Les alertes Slack ne contiennent pas les détails des voyageurs.
• Plausible mesure l’audience sur une liste de pages publiques autorisées, sans cookie publicitaire, sans paramètres d’URL ni fragment transmis. L’instance d’analytics est opérée séparément du service Nelmie.

Pour OpenAI, Resend, Sentry et Slack, la localisation exacte du traitement et la garantie de transfert à retenir (décision d’adéquation, clauses contractuelles types ou autre mécanisme applicable) doivent être renseignées dans le registre des sous-traitants avant toute signature. Cette annexe ne constitue pas une certification de ces garanties. Le calendrier de conservation doit aussi être confirmé par l’établissement avant la signature.

Assistance, violations et audit

Nelmie assiste l’établissement, dans la mesure de ses moyens, pour les demandes de droits des personnes, les analyses d’impact et les échanges avec l’autorité compétente. Il lui notifie sans délai indu toute violation de données dont il a connaissance et fournit les informations disponibles. Nelmie met à disposition les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces clauses et permet les audits selon les modalités fixées dans l’annexe de l’accord.

Fin du contrat

À la fin du contrat, Nelmie restitue ou supprime les données au choix de l’établissement, sauf obligation légale de conservation. Le traitement des sauvegardes et les durées de conservation par catégorie de données restent à fixer dans l’annexe de l’accord.

Base du projet

Ce projet reprend les éléments de l’article 28, paragraphe 3, du RGPD. Il n’entre en vigueur qu’après l’accord signé avec l’établissement. Les annexes relatives aux sous-traitants, aux durées et aux garanties de transfert doivent être complétées avant signature.