Préparer les règles que toute l’équipe doit connaître

Partez de vos horaires et de vos conditions de service. Pour chaque réponse, vérifiez ce qui est inclus, les éventuels suppléments et les exceptions. Le voyageur peut ainsi consulter vos consignes sur le site avant de joindre la réception.

Réception et arrivée tardive: Indiquez les horaires d’accueil et le moyen de vous contacter. Si une arrivée après fermeture doit être convenue, précisez cette condition. Ne publiez pas de code d’accès.
Services selon la chambre ou la formule: Petit-déjeuner, parking, animaux : distinguez la règle générale des conditions propres à une formule. Une réponse publique ne doit pas supposer ce qui est inclus dans la réservation du voyageur.
Demandes qui nécessitent votre confirmation: Un départ tardif ou un changement de chambre demande une décision de l’équipe. Publiez le moyen de vous joindre, sans transformer la demande en autorisation.

Tester la différence entre un horaire et une exception

Exemple illustratif à adapter à votre hôtel, sans horaires présumés. Complétez les champs entre crochets et retirez-les avant publication.

Information à faire valider par la réception

« Le départ est prévu avant [heure]. Pour demander un départ plus tardif, contactez la réception par [moyen de contact]. L’équipe vous confirmera si cela est possible et à quelles conditions. »

Essayez « À quelle heure dois-je partir ? », puis « Puis-je garder ma chambre jusqu’à cet après-midi ? ». Vérifiez que la seconde réponse indique la confirmation nécessaire et ne promet pas un départ tardif.

Si une information manque, les questions à clarifier vous aident à compléter vos réponses. Ce suivi ne transfère pas automatiquement la conversation à un réceptionniste.

Passer de vos consignes au chat du site

Choisissez d’abord les réponses qui peuvent être publiques. Ajoutez vos documents dans Nelmie, relisez les informations extraites et publiez celles que le chat peut utiliser. Testez les horaires, les exceptions et une question dont la réponse manque avant l’activation.

Préparer vos réponses avec le guide FAQ hôtel et gîte

Vous gérez plutôt un logement entier ou un accueil chez l’habitant ? Voir les besoins des gîtes et chambres d’hôtes.